+7 (861) 279-00-63

Организация Конференции – с чего начать?!

В современном деловом мире порой невозможно ведение дел без конференций, которые проводят с сотрудниками компании, с деловыми партерами или же между компаниями одной отрасли.

Когда принято решение о том, что необходимо проведение такого мероприятия, то перед руководством или ответственным сотрудником встает вопрос с чего начать организацию

В первую очередь, необходимо определиться с форматом – будет ли это выездная конференция на несколько дней или это будет однодневное мероприятие в пределах города. В любом из этих вариантов главная задача - это выбор места проведения.

Для разовой конференции по месту нахождения всех участников необходимо выбрать конференц-зал с удобным местом расположения, у которого будет собственная парковка, т.к. возможно большинство участников приедет на своем автомобиле. Зал должен соответствовать по вместимости количеству участников конференции и быть оснащен всем необходимым оборудованием. Если конференция будет продолжительная, то обязательно наличие зон для кофе-брейков и возможность его организации. В случае когда по завершению официальной части планируется обед или ужин для всех участников, то наличие ресторана или банкетного зала должно быть в шаговой доступности от Конференц-зала.

Для конференции за пределами города, которая продлится не один день лучше выбрать отель с необходимым количеством номером для размещения всех участников мероприятия. Обязательно наличие в гостинице Конференц возможностей соответствующих программе мероприятия. Объект размещения должен предоставлять услуги питания, организацию кофе-брейков, банкетов или фуршетов. Для главного Гала ужина в рамках официального события лучше выбрать ресторан отеля, т.к. обычно у такого вечера нет регламентированного времени завершения, и гостям будет не очень удобно самостоятельно добираться до номера, если они захотят уйти. При выборе места, обращайте внимание на комплекс дополнительных услуг, бассейн, спа-зону, наличие спортивного зала или площадки, а так же экскурсионного бюро, которыми гости смогут воспользоваться в свободное от рабочих встреч время. 

Большинство мест для проведения официальных мероприятий формируют специальные конференц-пакеты, в которые могут входить:

  • аренда зала + питание (кофе-брейк или обед/ужин) по специальным тарифам;
  • проживание + конференц услуги со скидкой, при бронирование определенного кол-ва номеров.

Но основную роль в выборе места проведения играет бюджет, который выделен на проведение данного события.

В любом случае, в настоящее время для выбора доступно большое количество всевозможных объектов с разной ценовой политикой.

Итак, правильно выбранное место для конференции и надежный партнер, который возьмет на себя всю организацию Вашего мероприятия, определяет ее успех.